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[:en]Run a Panel or Workshop[:fr]Organiser une conférence ou un atelier[:]

[:en]Are you interested in being a panelist or workshop facilitator at our next event? We’re now accepting applications!

Before completing either a Panel Application Form or Workshop Application Form, please read the text below. It contains all sorts of information to help you along the way. Additional information is also provided on the Panel and Workshop Terms and Conditions page.

Wait a sec! I’ve been to Geek Market panels before and they’re always so far away from the main hall!
It’s true – we’ve had problems in the past with panel and workshop attendance because our panel and workshop rooms have been separate from the main Geek Market area. But not this time! This time all panels and workshops will take place inside the main Geek Market area right alongside the vendors so that no one can miss you! We’ll have a special seating area curtained off to help cut down on noise and will have sound equipment available.

Please note that we require a separate application for each panel, or workshop that you will be applying to run. All applications must be submitted by 11:59 pm EST on February 29th, 2016.

Information About Panels

What’s a panel?

Panels focus on providing information and promoting discussion, as directed by a panelist or group of panelists. Cosplay panels can be focused on demonstrating a cosplay skill or technique or can focus on discussing an aspect of cosplay culture. As the panel host, you will be in charge of leading a discussion for a length of a maximum of 45 minutes.

*PLEASE NOTE* Due to the panel area being inside the main vendor area, we cannot allow any live demos that involve materials which may cause noxious fumes, irritants, or strong smells. For example resins, paints requiring non-water thinners or solvents, or burning/heat cutting of plastics.

Something else to consider when planning your content

Both the Ottawa Geek Market and Capital Gaming Expo are family friendly events and as such we would prefer that your panel or workshop be suitable to all audiences. If your content is of an ‘adult’ nature, please make this clear in your application.

Note: We will NOT approve any panels or workshops that pertain to hentai, explicit sexuality, pornography or extreme violence or gore.

Things to keep in mind if you are thinking of hosting a panel …

  • The use of presentation aids is encouraged! Use your artistic skills to enhance your presentation with photos, boards, example pieces (particularly if they can be passed around) etc.
  • Please note that you are responsible for leaving the room in the condition you found it in! If you, or any of your materials damage any part of the room (including walls, floors, tables, chairs, etc.), you will be held responsible.
  • You are responsible for your own set up and tear down. You will have approximately 15 minutes to set up and 15 minutes to tear down your presentation. Please bear in mind that the panelist following you will be setting up at the same time as you are tearing down so please clear the main table, so that they can set up, as quickly as possible.

Information About Workshops

What’s a workshop?

A workshop’s main focus is practical hands-on learning. Your goal as a workshop facilitator will be to educate a group of up to 15 workshop attendees in a new technique or skill. Workshops will be held in 45 minute segments (e.g. 45 min, 90 min, etc.).

If your workshop requires pre-registration or a fee, we will be in contact with you to work out the exact details.

*PLEASE NOTE* Due to the workshop area being inside the main vendor area, we cannot allow any workshops/live demos that involve materials which may cause noxious fumes, irritants, or strong smells. For example resins, paints requiring non-water thinners or solvents, or burning/heat cutting of plastics.

Things to keep in mind if you are thinking of hosting a workshop…

  • Can your activity be completed in a reasonable amount of time? Don’t forget planning times or drying times when considering the length of your workshop. Ottawa Geek Market does not have a secondary space to allow pieces to dry/cure/etc. All activities must be completed during the designated workshop time.
  • Will you be charging attendees to participate in your workshop? If so, you will be responsible for collecting the fees as participants enter the room at the beginning of your workshop. To help cover the costs of audio visual equipment you will be required to provide the Ottawa Geek Market with 15% of the fees gathered. These fees will be collected at the end of your workshop by a designated volunteer.
  • When selecting materials to use, we ask that you please keep in mind that attendees may have allergies and that you advise us of products that may cause reactions in attendees (e.g. latex, nuts, etc.). Also bear in mind that the panel area is separated from the main Geek Market area only by curtains and thus we cannot allow workshops with materials which may cause a noxious odor or excessive noise that may disrupt nearby vendors and attendees.
  • Please note that you are responsible for leaving the room in the condition you found it in. If you, or any of your materials damage any part of the room (including walls, floors, tables, chairs, etc.), you will be held responsible. Workshop facilitators will need to provide their own protective tarps if they’ll be using paint, glue or anything else that might damage the floors or tables.
  • Workshop facilitators will be responsible for their own set up and tear down. You will have 15 minutes to set up and 15 to tear down your presentation. Please bear in mind that the panelist following you will be setting up at the same time as you are tearing down so please clear the main table, so that they can set up, as quickly as possible.

The Jurying Process

A team of Ottawa Geek Market staff will be jurying all applications between March 1st and March 7th, 2016.

We will be focusing our selection on the following criteria:

  • General completeness of application. The more detail the better!
  • Priority may be given to applicants who are available the entire length of our event. Please let us know if there are any blocks of time that you will be unavailable to present.
  • Prior experience. Have you hosted cosplay panels or workshops at other events? Are you a great public speaker? Are you frequently teaching your friends? These are things we want to know and will consider when you are applying.
  • Level of interest.  Due to limited space and time, we will only be considering panels that fit a general cosplay theme. While we would love to hear you discuss your favorite anime, TV show, video game, etc., we are looking for panels and workshops that will appeal to a large group of attendees.
  • The Ottawa Geek Market is proud to be a bilingual event. We are glad to be able to provide programming in both languages. For this reason preference may be given to presenters who are able to present in French and in English.

Event Passes

We’re happy to offer our panelists, and workshop facilitators a one day pass per presenter/assistant (to a maximum of three per panel/workshop per day) as a thank you for your time.  Please contact us directly regarding groups of four or more for event passes and arrangements will be made on a case-by-case basis. Be sure to explain who will be presenting/assisting when filling out your application.

Important dates

February 11th, 2016 – application process opens
February 29th, 2016 – application deadline
March 7th, 2016 – all applicants contacted
March 28th, 2016 – panel/workshop/ schedule will be posted
April 1st , 2016cancellation date for panels/workshops

If you have any questions, please feel to contact Kate at cosplayzone@geekmarket.ca.[:fr]Êtes-vous intéressé à être un conférencier ou un animateur d’atelier à notre prochain événement? Nous acceptons maintenant les demandes!

Avant de remplir un formulaire de demande de conférence ou un formulaire de demande d’atelier, veuillez lire le texte ci-dessous. Il contient toutes sortes de renseignements qui vous aideront pendant le processus. De plus amples renseignements sont aussi offerts sur la page des conditions des conférences et des ateliers (en anglais seulement).

Un instant! J’ai été aux conférences du Marché Geek auparavant et elles sont toujours si loin de la salle principale!
C’est vrai. Nous avons que des problèmes dans le passé avec le taux de participation aux conférences et aux ateliers puisque les pièces pour les conférences et les ateliers étaient séparées de l’espace principal du Marché Geek. Mais pas cette fois-ci! Les conférences et les ateliers auront maintenant lieu à l’intérieur de l’espace principal du Marché Geek juste à côté des exposants, comme ça personne ne vous manquera! Nous aurons une estrade séparée par des rideaux pour aider à réduire le son et nous aurons de l’équipement audio disponible.

Veuillez prendre note que nous aurons besoin d’une demande séparée pour chaque conférence ou atelier pour laquelle vous souhaitez organiser. Toutes les demandes doivent être soumises d’ici le 29 février 2016 à 23 h 58 HNE.

Renseignements à propos des conférences

Qu’est-ce qu’une conférence?
Les conférences misent à offrir des renseignements et favoriser les échanges, selon la direction du conférencier ou du groupe de conférences. Les conférences sur la costumade peuvent miser sur la démonstration d’une aptitude ou d’une technique de costumade, ou peut se concentrer sur la discussion d’un aspect de la culture de la costumade. En tant qu’hôte de la conférence, vous serez en charger de mener une discussion pour une durée maximale de 45 minutes.

*VEUILLEZ NOTER* En raison de l’emplacement des conférences au sein de l’espace principal des exposants, nous ne pouvons pas permettre des démonstrations qui comprennent des matériaux qui pourraient causer des émanations nocives, des irritants ou des odeurs fortes. Par exemple, les résines, les peintures qui requièrent des diluants ou des solvants non à base d’eau, ou le chauffage/coupe de plastiques.

Quelque chose d’autre à considérer lors de la planification de votre contenu
Le Marché Geek d’Ottawa et l’Expo des Jeux de la Capitale sont des événements familiaux, et nous préférerons que votre conférence ou atelier convient à tous les publics. Si votre contenu est de nature « adulte », veuillez l’indiquer clairement dans votre demande.

Note: nous n’approuverons AUCUNE conférence ou atelier sur le hentai, sur la sexualité explicite, sur la pornographie ou la violence extrême ou le carnage.

Choses à garder en tête si vous pensez organiser une conférence …

  • L’utilisation d’aide de présentation est encouragée! Utilisez vos compétences artistiques pour améliorer votre présentation avec des photos, des panneaux, des pièces à titre d’exemple (particulièrement si vous pouvez les passer dans la salle), etc.
  • Veuillez noter que vous êtes responsable de laisser la salle dans la condition que vous l’avez trouvé! Si vous, ou un de vos matériaux endommage une partie de la pièce (y compris les murs, les planchers, les tables, les chaises, etc.), vous serez tenu responsable.
  • Vous êtes responsables pour votre montage et votre démontage. Vous aurez approximativement 15 minutes pour le montage, et 15 minutes pour le démontage de votre présentation. Veuillez vous rappeler que le conférencier après vous s’installera pendant votre démontage, alors nettoyez la table principale pour qu’il puisse s’installer le plus rapidement possible.

Renseignements à propos des ateliers

Qu’est-ce qu’un atelier?
Les ateliers misent sur l’apprentissage pratique. Votre but en tant qu’animateur d’atelier est d’éduquer un groupe allant jusqu’à 15 participants à apprendre une nouvelle technique ou compétence. Les ateliers se tiendront en segment de 45 minutes (p. ex. 45 minutes, 90 minutes, etc.).

Si votre atelier requiert un préenregistrement ou un frais, nous communiquerons avec vous pour discuter des détails précis.

*VEUILLEZ NOTER* En raison de l’emplacement des ateliers au sein de l’espace principal des exposants, nous ne pouvons pas permettre des démonstrations qui comprennent des matériaux qui pourraient causer des émanations nocives, des irritants ou des odeurs fortes. Par exemple, les résines, les peintures qui requièrent des diluants ou des solvants non à base d’eau, ou le chauffage/coupe de plastiques.

Choses à garder en tête si vous pensez animer un atelier…

  • Est-ce que votre activité peut être complétée en un temps raisonnable? N’oubliez pas le temps de planification ou de séchage au moment de considérer la longueur de votre atelier. Le Marché Geek d’Ottawa n’a pas d’espace secondaire pour permettre les pièces de sécher/durcir/etc. Toutes les activités doivent être terminées pendant le temps alloué de l’atelier.
  • Y aura-t-il des frais pour les participants pour votre atelier? Si oui, vous serez responsable de recueillir les frais lorsque les participants entreront dans la salle au début de votre atelier. Pour aider à couvrir les frais de l’équipement audiovisuel, vous devrez fournir au Marché Geek d’Ottawa 15 % des frais recueillis. Ces frais seront recueillis à la fin de votre atelier par un bénévole désigné.
  • Au moment de sélectionner le matériel à utiliser, nous vous demandons de prendre en considération le fait que certains participants peuvent avoir des allergies et d’indiquer l’utilisation de produits qui pourrait causer des réactions chez les participants (p. ex. latex, noix, etc.). Veuillez aussi garder en tête que la zone de conférence n’est séparée de la zone du Marché Geek que par des rideaux, et que pour cette raison nous ne pouvons pas permettre les ateliers avec des matériaux qui pourraient causer des odeurs nocives ou du bruit excessif qui pourrait déranger les clients et les exposants à proximité.
  • Veuillez prendre note que vous serez responsable de laisser la sale dans la condition que vous l’avez trouvée. Si vous, ou votre matériel, endommagez une partie de la pièce (y compris les murs, les planchers, les tables, les chaises, etc.), vous serez tenu responsable. Les animateurs d’atelier auront besoin de fournir leur propre toile protectrice s’ils utilisent de la peinture, de la colle ou n’importe quel matériel qui pourrait endommager les planchers ou les tables.
  • Les animateurs d’atelier seront responsables de leur montage et de leur démontage. Vous aurez 15 minutes pour monter et 15 minutes pour démonter votre présentation. Veuillez garder en tête que le conférencier après vous s’installera pendant votre démontage, alors veuillez nettoyer la table principale pour leur permettre de s’installer le plus rapidement possible.

Le processus de sélection

Une équipe du Marché Geek d’Ottawa fera la vérification de toutes les demandes entre le 1er et le 7 mars 2016.

Nous baserons notre sélection selon les critères suivants :

  • L’exhaustivité générale de la demande. Plus il y en a, mieux c’est!
  • La priorité pourrait être accordée aux participants qui sont disponibles pendant l’entièreté de la durée de l’événement. Veuillez nous aviser s’il y a des blocs de temps où vous ne serez pas disponible pour présenter.
  • L’expérience antérieure. Avez vous organisé des conférences sur la costumade ou des ateliers à d’autres événements? Enseignez vous de nouvelles choses fréquemment à vos amis? Ce sont des détails que nous recherchons et prendrons en considération lors de votre demande.
  • Niveau d’intérêt. En raison des limites sur le temps et l’espace, nous ne prendrons en considération que des conférences portant sur le thème général de la costumade. Bien que nous aimerions entendre vos discussions sur votre animé préférée, votre série préféré, jeu vidéo, etc., nous recherchons des conférences et des ateliers qui plairont à un grand groupe de participants.
  • Le Marché Geek d’Ottawa est fier d’être un événement bilingue. Nous serons heureux de fournir la programmation dans les deux langues. Pour cette raison, la préférence pourrait être accordée aux présentateurs qui sont en mesure de présenter en français et en anglais.

Laissez-passer pour l’événement

Nous sommes heure d’offrir à nos conférenciers et à nos animateurs d’atelier un laissez-passer d’une journée par présentateur/assistant (jusqu’à un maximum de 3 par conférence/par atelier par jour) pour vous remercier de votre temps. Veuillez communiquer avec nous directement pour les groupes de 4 ou plus pour les laissez-passer et des arrangements seront faits cas-par-cas. Assurez-vous d’expliquer qui fera la présentation/aidera au moment de remplir votre demande.

Dates importantes

11 février 2016 – ouverture du processus de demandes
29 février 2016 – date limite pour les demandes
7 mars 2016 – tous les demandeurs sont contactés
28 mars 2016 – affichage de l’horaire des conférences/ateliers
1er avril 2016 – date d’annulation pour les conférences/ateliers

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec Kate au cosplayzone@geekmarket.ca.

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